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Cotizador Tele&Com

Guía para usar el Cotizador

Cómo armar, generar y administrar propuestas. Según tu perfil verás más o menos opciones:

Vendedor — arma cotizaciones Preventa — acceso extendido Administrador — control total

1 · Ingresar

  1. Abre la aplicación: verás la pantalla de ingreso (panel azul a la izquierda, formulario a la derecha).
  2. Escribe tu usuario y contraseña. El ícono del ojo muestra u oculta la contraseña.
  3. Marca “Mantener sesión iniciada” para que tu sesión dure 7 días (si no, dura 12 horas). Úsalo solo en equipos de confianza.
  4. Pulsa Ingresar.
Intentos fallidos: después de 5 contraseñas incorrectas la cuenta queda bloqueada 5 minutos; el botón muestra la cuenta regresiva y el bloqueo lo aplica el servidor (recargar la página o cambiar de equipo no lo evita). Se desbloquea solo al cumplirse el tiempo y el contador se borra en cuanto entras bien.
¿Problemas para entrar? Escribe a [email protected]. Para cerrar sesión: Salir (arriba a la derecha).

2 · Panorama del cotizador

Al entrar estás en el cotizador por pasos. Arriba: el tipo de cambio, Buscar (abrir una cotización) y Nueva. Debajo, la barra de pasos:

1 Cliente 2 Condiciones · Pendiente 3 Componentes Márgenes y Viáticos 5 Revisar
  • Cada paso muestra “Pendiente” (ámbar) hasta tener sus datos, y una palomita verde cuando está completo.
  • Abajo, fija, la barra de costo: Costo interno (resaltado en ámbar), Subtotal, IVA (16%) y Total, actualizados en vivo. El costo interno es lo que cuestan los componentes, la mano de obra y los viáticos sin utilidad ni indirecto; es referencia interna y no sale en el PDF.
  • Navega con Atrás / Siguiente o pulsando un paso.

3 · Armar una cotización

Al pulsar Siguiente el cotizador valida ese paso y resalta lo que falte (campos obligatorios o un componente incompleto — sin categoría, elemento o cantidad): no avanza hasta corregirlo, así los errores salen en su paso y no hasta Generar.

Paso 1 · Cliente

Llena los datos del cliente. Los campos con asterisco rojo * son obligatorios (Proyecto, Empresa, Contacto, Correo, Teléfono). Los demás son opcionales pero recomendados.

Paso 2 · Condiciones comerciales

Forma de pago, vigencia, lugar y tiempos de entrega, garantía, etc. (los obligatorios están marcados).

Paso 3 · Componentes y mano de obra

  1. Elige Categoría y Subcategoría.
  2. Elige el Tipo de línea: Componente (material del catálogo) o Mano de obra (instalación/servicio).
  3. Usa el buscador para elegir del listado (del catálogo del tipo elegido).
Componente (material): captura la Cantidad —admite decimales (p. ej. 0.33 o 1.5)— y el resto se calcula solo: Metros (cantidad × factor), Costo Unitario y Costo total del elemento. El precio se redondea a nivel unitario según la política vigente. No lleva tiempos ni cuadrilla (eso ahora va en Mano de obra).
Costo o precio en la tarjeta colapsada: mientras no hayas abierto el paso Márgenes, cada componente colapsado muestra su costo (sin utilidad ni indirecto), porque los márgenes todavía son los de por defecto. En cuanto abres Márgenes y Viáticos, pasa a mostrar el precio de venta. Al reabrir una cotización guardada se ve el precio de venta desde el inicio. Al desplegar un componente siempre ves los dos: Costo total del elemento y Precio del Componente. Pasa el mouse sobre el monto para saber cuál es.
Mano de obra: lleva una Descripción libre (p. ej. “mano de obra especializada en…”) y un modo de costeo:
  • Precio directo — capturas el costo de la mano a mano (es lo que antes era “Personalizar”). Puede ser 0 cuando la mano de obra va incluida sin costo: el renglón igual sale en el PDF con importe $0.00, para que el cliente vea que el servicio está en el alcance. Lo que no se acepta es dejar el campo vacío.
  • Por perfiles — se calcula con la cuadrilla: Tiempo de instalación (horas), Nº de cuadrillas y el perfil de cada persona (toca el chip; el activo se marca en azul).
También puedes buscar un elemento del Catálogo de mano de obra para precargar descripción, precio o perfiles. Igual que en Componentes, si la búsqueda no arroja resultados aparece «Agregar "…" como elemento de mano de obra nuevo»: capturas nombre, modo (precio directo o perfiles) y lo agregas solo a esta cotización o lo guardas en el catálogo de mano. También puedes editar el elemento seleccionado (inline o de catálogo, según permisos) con el botón «Editar» junto al buscador.
Ayudante Técnico Ingeniero
  • Una cuadrilla puede tener desde 1 persona; usa Agregar Persona para más integrantes.
  • Duplicar (ícono de copiar): clona una línea ya configurada para no repetir todo.
  • Agregar Componente en Cotización añade otra línea; la × roja la elimina.
  • Si cambias el Tipo de una línea, se conserva lo capturado (la descripción y el elemento seleccionado sobreviven al ir y volver).
Importar de Proveedor: sube una lista de precios (xlsx/csv/pdf) para cargar ítems más rápido en vez de capturarlos uno a uno. Reconoce distintos formatos de proveedor —incluidas cotizaciones por número de partida y de varias páginas—, tomando cantidad, SKU, precio unitario (o una columna “costo”) y descripción, y descartando encabezados y totales. En la vista previa editas cada renglón: si el archivo no trae cantidad, se deja en blanco para capturarla a mano; y puedes fijar la Marca/Proveedor por renglón o con “Aplicar a todas” (si el archivo trae columna “Marca”, se precarga). Los ítems importados entran como Componente (con el selector de Tipo visible, por si alguno es Mano de obra) y la cantidad admite decimales.
¿No aparece el elemento? En Elemento, si la búsqueda no arroja resultados, aparece «Agregar "…" como elemento nuevo». Ahí capturas SKU/Clave (opcional: vacío = se genera solo; si escribes uno, se usa ese), nombre, nombre corto, unidad de medida y Marca/Proveedor (ambas listas desplegables del catálogo), costo unitario, USD y multiplicador; y eliges: «Agregar solo a esta cotización» (efímero, no toca el catálogo) o «Guardar en catálogo» (queda para futuras cotizaciones). Al editar un elemento efímero también aparece «Guardar en catálogo» para volverlo permanente. La búsqueda de elementos también encuentra por marca (que se muestra en el detalle, pero no en el PDF). Disponible para Vendedor y Preventa.
¿Quién edita qué? Los elementos inline (efímeros): los creados por un Vendedor los edita cualquiera; los creados por Preventa, solo Preventa/Administrador. El catálogo (crear/editar/eliminar componentes de base de datos) es de Preventa/Administrador; el Vendedor puede crear (Guardar en catálogo) pero no editar componentes del catálogo (solo sus elementos inline).
Seleccionar varios: el botón “Seleccionar varios” (arriba de los componentes) activa casillas para elegir varios y aplicar acciones en lote. En el panel verás dos zonas: las acciones de selección (Todos/Ninguno, Subir/Bajar para reordenar, Eliminar, Guardar como lote) y la sección “Sobrescribir márgenes de los seleccionados” con tres controles independientes, cada uno con Aplicar y Quitar:
  • Utilidad % — fija la utilidad de material (chip “Util X%”).
  • Indirecto % — fija el costo indirecto; aplica a material y mano de obra (chip “Ind X%”).
  • Utilidad mano % — fija la utilidad de la mano de obra por separado (chip “Mano X%”).
Quitar regresa ese valor del componente al global. Un valor bajo el mínimo (utilidad o mano < 18%, indirecto < 2%) se aplica igual, pero marca el componente para aprobación al generar: lo verás señalado en el paso Márgenes (ver sección 5).

Elementos desactualizados

Una cotización guarda el precio con el que se cotizó y nunca se actualiza sola, aunque después cambies el catálogo. Eso es a propósito: lo que ya presupuestaste no debe moverse a tus espaldas.

Cuando el catálogo tiene algo más nuevo que un elemento de tu cotización, ese renglón se marca con la etiqueta ACTUALIZABLE y arriba aparece una barra ámbar con el botón “Actualizar desde el catálogo”. Al pulsarlo verás una tabla comparando el costo cotizado contra el del catálogo, renglón por renglón, y decides tú: nada cambia hasta que confirmes.
Actualizar cambia el precio de esos renglones (la cantidad se conserva). Los elementos que no tienen equivalente en el catálogo —importados de un proveedor, o borrados— se quedan congelados y no se marcan: esos se cambian a mano. Tampoco se toca nada si hay varios componentes con el mismo nombre: el sistema no adivina cuál es, para no cambiarte un precio por otro parecido.
La comparación usa el catálogo tal como estaba al abrir el cotizador. Si acabas de cambiar algo en Administración, recarga antes de revisar.

Lotes (kits de componentes)

Un lote es un grupo de componentes con nombre que puedes reutilizar en cualquier cotización.

Guardar como lote: con “Seleccionar varios” elige los componentes y pulsa “Guardar como lote”; ponle nombre (y opcionalmente categoría/marca) y queda como kit reutilizable (Preventa/Administrador).
El lote deja los componentes en el catálogo: los elementos que solo existían en esta cotización (importados de un proveedor o creados con “Agregar solo a esta cotización”) se dan de alta automáticamente en la base de datos al guardar el lote —el modal te dice cuántos son—, de modo que el kit quede respaldado por componentes reales y reutilizables. Si alguno no se pudiera guardar, el lote se guarda igual con su copia congelada y te avisa.
Agregar Lote: el botón “Agregar Lote” (junto a “Agregar Componente” e “Importar”) abre un buscador por nombre, categoría o marca; al elegirlo, reinserta todos sus componentes con los precios congelados de cuando se guardó (aunque el catálogo cambie después).
Distinguir y seleccionar un lote: los componentes de un lote se marcan con un color y una etiqueta y una banda de color en la tarjeta; arriba aparece la barra “Lotes en la cotización”. Un clic en la etiqueta del lote (o en su chip) selecciona todos sus componentes de un jalón para borrarlo o aplicarle margen/indirecto con la barra de selección. La marca y el lote son datos internos: no salen en el PDF.
Cantidad de lotes: en la barra “Lotes en la cotización” cada lote tiene un contador [−] N [+]. Súbelo para decir cuántos lotes iguales quieres: el precio de cada componente del lote se multiplica por N (p. ej. un lote con 3 tubos y N=10 factura como 30 tubos). La cantidad base por lote se conserva —solo se multiplica el precio— y se ve reflejado en el total y en el PDF.

Paso 4 · Márgenes y Viáticos

  • Utilidad, Costo indirecto y Supervisor (%). Mínimos sugeridos: utilidad 18%, costo indirecto 2%.
  • Viáticos: agrega conceptos (hospedaje, comida…), días y personas.
  • Puedes usar utilidad global o separarla (mano de obra / viáticos).
Utilidad o indirecto en 0: si dejas la utilidad o el costo indirecto en 0 (o en blanco), el componente se calcula sin ese margen —a costo—, no con un porcentaje por defecto. Aplica igual a los valores globales y a los sobrescritos por componente (“Seleccionar varios”).
Si pones utilidad < 18%, costo indirecto < 2% o un tipo de cambio personalizado —o si sobrescribes el margen de algún componente por debajo de esos mínimos (con “Seleccionar varios”)— al generar la cotización no se creará de inmediato: se enviará a aprobación (ver sección 5). En este paso verás el aviso “Requiere aprobación al generar…” con el detalle de lo que está fuera de política.

Paso 5 · Revisar y generar

Revisa el resumen (cliente, número de componentes, total con IVA) y pulsa Generar Cotización PDF (o Generar Cotización en la barra inferior). Pasarás a la pantalla de Resumen.

4 · Resumen, formatos y PDF

En la pantalla de Resumen:

Formato de impresión (elige una tarjeta)

  • Loteado — un solo total.
  • Por partida — cada elemento.
  • Resumen ejecutivo — total por categoría.
  • Por subsistema — agrupado.
  • Costo del proyecto — vista interna de costo.

Todos los formatos incluyen la columna de Precio Unitario junto al importe, también en los renglones de mano de obra y viáticos (van por lote, así que el unitario es igual al importe). Las casillas Separar viáticos, Mano de obra unificada, Descripción completa y Partida como lote ajustan el detalle.

Partida como lote (Loteado): normalmente el Loteado pone la Descripción del Proyecto como el lote (partida 1) y debajo el desglose de lo que incluye. Si tu cotización es una sola cosa, marca “Partida como lote” y saldrá una sola partida con esa cosa como el lote: 1 · Lote · <descripción> · total. Cuenta como una sola cosa:
• una sola línea (componente o mano de obra) → sale su descripción;
• un solo lote del catálogo (todas las líneas del mismo lote) → sale el nombre del lote;
• un componente con su mano de obra → sale la descripción del componente.
Si no es el caso, la casilla aparece deshabilitada. El total no cambia (los viáticos van incluidos en el importe) y la Descripción del Proyecto sigue en su sección del PDF. La casilla no se guarda: al volver a abrir el resumen aparece desmarcada.
Mano de obra en el PDF: por defecto cada línea de mano de obra sale itemizada con su descripción (en el orden en que la acomodaste). Marca “Mano de obra unificada” para juntar toda la mano de obra en un solo concepto (combinado con viáticos, o con viáticos aparte si activas “Separar viáticos”).
  • Vista previa PDF (botón rojo) genera el PDF y lo muestra abajo, a todo el ancho de la pantalla; desde ahí lo descargas o imprimes. El archivo descargado lleva el folio como nombre (p. ej. COT-160926-123.pdf); si la vista previa caduca (≈30 min sin usarla), vuelve a pulsar el botón.
  • Editar páginas permite reordenar/ocultar páginas y aplicar una plantilla de empresa.
  • Guardar almacena la cotización para reabrirla; Volver a editar regresa al cotizador sin perder datos.
  • El PDF deja un margen izquierdo un poco más ancho para engargolado o grapas.

5 · Aprobaciones

Cuando un Vendedor/Preventa genera con márgenes o tipo de cambio fuera de política:

  1. La cotización no se genera; aparece una pantalla que confirma el envío con el ID de la cotización, y el estado queda en “Esperando aprobación de un administrador — puedes seguir editando.”
  2. Puedes retomarla: busca su ID en el cotizador y aparecerá como “Pendiente de aprobación” para abrirla y seguir editándola. Si editas y Generas de nuevo, se crea una nueva solicitud y la anterior se anula.
  3. Un Administrador la revisa y la aprueba o rechaza (queda registrado quién solicitó, quién resolvió y cuándo).
  4. Al aprobarse, el estado cambia a “Márgenes aprobados — ya puedes generar”; vuelve a pulsar Generar para crear la cotización (ya no se genera sola).
  5. La autorización queda ligada a esa cotización y es válida 20 días. Si cambias alguno de esos valores ya no coincide y hay que pedir de nuevo; si regresas al valor aprobado (dentro de los 20 días), generas sin volver a solicitar.
  6. Si pides autorización para un valor nuevo, el anterior sigue válido hasta que el nuevo se apruebe; al aprobarse el nuevo, el anterior se anula (siempre hay una sola autorización vigente por cotización).
Para el Administrador: cada solicitud pendiente muestra el total de la cotización y un enlace “Ver cotización” que la abre en el asistente. Ahí puede revisarla paso a paso, generar su PDF sin aprobarla y aprobarla con el botón visible en todo momento. Si cambia algún valor al revisar y aprueba, se guarda el valor del admin (el vendedor recarga su cotización y genera con eso). En Cotizaciones hay un filtro “Aprobadas recientemente”.
El Administrador genera directo, sin aprobación. La autorización se guarda en la base de datos: persiste entre sesiones y dispositivos y el sistema la re-valida al guardar.

6 · Reabrir una cotización

Pulsa Buscar (arriba), escribe el folio (COT-…) o el cliente y selecciónala. Se cargará con todos sus datos para editarla o regenerar el PDF. El total de “Revisar” siempre refleja la cotización abierta.

7 · Panel de Administración

Entra desde Administración (barra superior; visible según tu perfil). Pestañas:

  • Inicio (dashboard) — KPIs (propuestas, aprobaciones pendientes, tipo de cambio), accesos rápidos, cola de aprobaciones y propuestas recientes.
  • Usuarios (admin) — alta/edición/baja de usuarios y su rol. “Agregar usuario” abre un formulario.
  • Componentes — catálogo editable: precios, unidad, marca/proveedor, USD; crear/editar/eliminar. Editar y eliminar el catálogo es de Preventa/Administrador; el vendedor puede crear componentes (Guardar en catálogo) pero no editarlos ni borrarlos. Cada fila trae «→ Mano de obra» (Preventa/Admin): convierte el componente en un elemento del Catálogo MO (el precio directo toma el costo unitario). Si el componente estaba en USD, se avisa para revisar el precio.
  • Lotes — gestión de los lotes guardados (kits): buscar por nombre, ver/editar sus componentes, y crear un lote pegando de Excel (botón “Crear lote (pegar de Excel)”: eliges categoría/subcategoría, pegas las filas —Cant. Base, ID Lote, Item/Insumo, Marca, Unidad, Precio Unitario—, se muestra una vista previa con lo detectado como Componente o Mano de obra, y guardas). Al guardar, cada fila se da de alta también en el catálogo de esa categoría; si ya existe una con el mismo nombre y clave se reutiliza (volver a pegar la misma lista no duplica). Al editar un lote pasa lo mismo: los componentes que aún no estén en el catálogo se dan de alta —así se ponen al día los lotes viejos, con solo abrirlos y guardar— y el nombre o el costo que cambies ahí también se actualizan en el catálogo. La cantidad es solo del lote, y lo que no toques se queda como está (guardar un lote viejo no revierte precios que alguien ya actualizó). Crear y editar lotes es de Preventa/Administrador; eliminar es de Administrador (y también de Preventa si el usuario dev activa el flag «Borrado por Preventa»).
  • Catálogo MO — catálogo de mano de obra (elementos de instalación/servicio reutilizables): por categoría/subcategoría, con descripción y modo de costeo (precio directo o por perfiles). Alimenta el buscador del tipo Mano de obra al armar la cotización. Crear/editar es de Preventa/Administrador. Cada fila trae «→ Componente» (Preventa/Admin): convierte el elemento de mano en un componente (el costo unitario toma el precio directo). Si era por perfiles no tiene precio fijo y se crea con costo 0 para ajustarlo después.
  • Personalizar — Mano de obra (costo/hora por perfil), Viáticos, Unidades de medida, Marcas / Proveedores y Categorías/Subcategorías. Las unidades y marcas alimentan las listas desplegables al crear/editar elementos. Al agregar una categoría o subcategoría solo escribes el nombre: la Main Key (categoría) y el ID y la Data Key (subcategoría) se generan solos del nombre —sin acentos ni espacios— más 3 caracteres al azar para que dos nombres iguales no choquen (p. ej. «Paneles Fotovoltaicos» → dataPanelesFotovoltaicosj60); los ves en vivo antes de guardar. Esas llaves no se pueden editar después, porque los componentes se ligan a ellas; al editar solo cambias el nombre (y el icono, en categorías). Eliminar aquí (marcas, unidades, viáticos, perfiles de mano, categorías/subcategorías) es de Administrador; la Preventa también puede si el usuario dev activa el flag «Borrado por Preventa».
  • Cotizaciones — listado con búsqueda por cliente/folio/categoría; Abrir una para editarla. Incluye el filtro “Aprobadas recientemente” (solicitudes de margen aprobadas, con cliente, total y quién/cuándo).
Las aprobaciones no son una pestaña aparte: la cola pendiente vive en Inicio; el acceso rápido “Aprobaciones” (y el enlace de la barra superior) llevan a ella.

Aprobar / rechazar (Administrador)

En el dashboard (Inicio), cada solicitud muestra quién la pidió, el motivo (p. ej. “Utilidad 15%”), el total y un enlace “Ver cotización”. Puedes Aprobar o Rechazar (con motivo) ahí mismo, o abrirla en el asistente para revisarla paso a paso, generar su PDF sin aprobarla, ajustar valores (se guarda lo que dejes) y aprobar con el botón visible en el wizard.

Asignar Asesor Comercial / Vendedor (Preventa/Admin)

Al abrir una cotización, el control “Asignar Asesor Comercial (Vendedor)” asigna el/los vendedor(es) responsables; eso controla quién puede verla/editarla y quién figura como representante en el PDF.

8 · Tipo de cambio

El chip de arriba muestra el tipo de cambio vigente (Banxico, con el margen que usa la app). Pulsa Modificar para fijar uno personalizado.

Un tipo de cambio personalizado se marca como fuera de política y, al generar, se envía a aprobación (salvo que seas administrador).

9 · Consejos

  • El botón Duplicar ahorra mucho tiempo cuando varios componentes son casi iguales.
  • Un paso en verde = datos obligatorios completos; en ámbar (Pendiente) falta algo o aún no lo revisaste.
  • Si algo no te deja avanzar, revisa los campos resaltados en rojo.
  • Guarda seguido con Guardar (en la barra inferior del cotizador o en el resumen) para no perder trabajo.
¿Dudas? [email protected]